В Госархиве Воронежской области внедряют в практику бережливые проекты

Бережливый проект позволил сократить время полученияуслуги в Государственном архиве Воронежской области.

Государственный архив Воронежской области документов по личному составу учреждение, в которое обращается большое количество жителей не только нашего региона, но и всей страны.

На основании архивных документов исполняются запросы на получение архивных справок, архивных выписок и архивных копий, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также на получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

За первое полугодие 2025 года подготовлено почти пять тысяч справок социально-правового характера. Для того, чтобы заявители быстро получали ответ на свое обращение, был открыт бережливый проект.

Методологическая поддержка куратора Центра эффективности Правительства Ларисы Федюниной помогла в работе команды учреждения. Целью проекта стала оптимизация поиска запрашиваемой информации и сокращение времени выдачи справок гражданам в два раза.

В настоящее время на хранении в архиве находятся более 220 000 дел по личному составу, которые поступили от 199 ликвидированных организаций. В соответствии с законодательством РФ, документы, отражающие трудовую деятельность работников организаций, подлежат архивному хранениюв течение 50-75 лет.Такой колоссальный объем документов на всех этапах подготовки справок социально-правового характера обрабатывался сотрудниками архива вручную.

Благодаря внедрению в работу учреждения бережливого проекта некоторые этапы процесса стали автоматизированными, что в свою очередь существенно облегчило работу сотрудников и позволило вдвое сократить сроки подготовки информации с 60 до 30 часов.